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戦略的システム部門へと方向転換
サーバ移管はその実現への第一歩

日本コンベンションサービス株式会社

部員3人で70台のサーバを管理
手間とリスクの解消は切実な課題だった

日本コンベンションサービス株式会社
情報システム室 室長 三宅孝幸氏
情報システム室 長谷川聡氏
情報システム室 堀井一弘氏

1967年に日本初のコンベンション運営会社として設立。数々の国際会議や博覧会、イベントを手がけてきた。特に医歯薬系の学術集会に強みを持ち、高いシェアを誇る。コンベンション運営のほか、通訳・翻訳サービス、人材派遣サービス、国際会議場の管理運営などのアウトソーシングサービスも手がけ、多方面から国内外のコミュニケーションを支援している会社だ。イベントごとのWebサービスや派遣スタッフのマネジメントシステムなど、社内・外向けを含む多数のシステムを持ち、その管理が課題となっていた。

01

24時間365日稼働するサービスを扱うサーバを社外に任せるという決断

クララにサーバを預けた理由は、単純に言えば自前で持ちたくなかったからです。移行前、3本のサーバラックを持っていたのですが、私たちにとって、それらを自社で持つことはリスクでしかありませんでした。例えば、年に一回の法定停電があれば、その間のサービス提供ができません。普通の会社ならば、ビジネスタイム外の停電にそこまで影響はないかもしれませんが、当社は多くのイベントや会議を取り扱っています。イベントは日曜日に開催されることもありますし、曜日や時間に関係なく参加者がメールや受付システムを使うこともありますので、停電の影響でサービス提供が滞ることは大きなリスクです。そのため、2009年頃から、そういったリスクを回避するためにサーバ管理を社外に任せることを検討しはじめたのです。

02

震災を経て高まった事業継続性への懸念に対処

震災を経た今でこそ、事業継続性などの面で外にサーバを置くことが当たり前になりましたが、2009年当時はむしろ、大事な情報を社外に出していいのかという意見が多かったですね。それでも、その頃から慎重に検討を重ねていました。さらに震災をはさんで、停電や電力供給不足の危険性が現実味を帯びてきたことにも背中を押され、2012年、実際にクララへサーバを移管することになったのです。
当社の情報システム部員は当時も今も3人しかいませんが、サーバの数は70台近く。そうなるとハードウェア障害も年に10回は下りません。手間のかかるメンテナンスは切実に手放したいという思いがあり、場所貸しのデータセンターではなくホスティングの会社を探し、最終的に十数社は検討しました。

03

サーバ移管先の選定にはコストよりもROIを重視した

サーバ移管を検討し始めたとき、対面した問題は三つありました。一つめは私たちのサーバ数の間尺に合う会社は多くなかったということ。二つめはたとえ70台というサーバを管理できるキャパシティがあったとしても占有、つまりプライベートクラウドでの構築ができなければならなかったこと。三つめはメンテナンスをお任せして、私たちの時間を確保することができるかどうかということです。
これらすべてをクリアする移管先を探すのはなかなか困難でしたが、サーバ移管に伴うコストよりも、メンテナンスにかかる時間や手間を削減することで生じるROI(投資利益率)を重視してプロジェクトを進めていきました。

04

プライベートクラウドと障害対応品質の高さが決め手

十数社の中からクララを選んだ理由の一つは、プライベートクラウドで構築ができることでした。やはり当社内部だけではなく、当社のクライアントが利用する外向きのシステムも含むので、他社と同居しているサーバは避けたかったのです。特に、会議の受付や演題登録に関してはプライベートクラウドでなければ、というクライアントも決して少なくありませんでしたから。
そしてもう一つ、端的に「どれだけやってくれるか」を重視した結果、クララしかないという結論になりました。もともと、サーバ移行後の障害対応のきめ細やかさや、私たちの時間を割くことなくメンテナンスが可能かどうか、という点についてはかなり重要視していました。多くの会社は24時間監視など通り一遍のことはしてくれます。しかし、実際にアラートが鳴ったときの対応は連絡するだけであったり、対応にはオプション費用が必要だったりというケースが多かったのです。そんな中で、私たちが求める水準の対応に応えられるのはクララしかありませんでした。また、価格面でも満足のいくプランを提示してもらいました。

05

「クララがいいんです」という現場の声

移行は三段階に分けて行いました。第一段階は外向きのシステムを動かしているセキュアサーバ。第二段階はメールサーバやホームページなどを含む5、6台のサーバ。第三段階は社内向けの各種システムの切り替え、というかたちですね。正直に言えば、スムーズに行ったものもあれば、手間取ったものもありました。以前に使っていたベンダーのドキュメントとシステムの不整合などが発覚しましたが、うまく吸収して切り替えてもらった、ということもあれば、元から入っていたシステムとの相性が悪く、スムーズには行かなかったということもありました。
これらは必ずしもクララのせいとは限らず、前の開発ベンダーに起因するところもあったと思います。傍から見ていた上層部などからは、「本当にクララでいいの?」と言われることもありました。しかし、そこは「クララがいいんです」という現場の声で押し切りました。費用面や他社に依頼する手間という部分ももちろんありますが、やはり実際の現場に立つ私たちからすれば、こんなに小回りの利く会社は他にないと感じたのです。

06

アグレッシブであり続けるためにはクララの支えが必要

大変なこともありながら、全体を振り返ると、やはりクララにサーバを移行して良かったと思っています。私自身、もう丸3年はサーバに触らずに済んでいますし、その分の時間を新たな分野の開拓や、戦略的な企画立案に使うことができています。部門全体への負荷が減り、その時間を新しいことに使うことができる。これは、サーバ移行を検討し始めた段階から目指していたことですが、ようやく形になってきたと言えるでしょう。
クララに頼みたいことは、まだまだあります。今後はそのような部分もお願いしていきたいと思っているところです。

07

コア業務に集中できる時間が月20時間以上増加

私たちシステム部門のメンバーは、本来クライアントに取ってどんなシステムが必要なのか、そのためには何を構築すればいいのかを考え、そのための情報収集にマンパワーを割かなければいけません。つまり、戦略的プランを考える部門でなければならないのです。
例えば、営業など現場からは常に要望が寄せられています。10人いれば10人それぞれの異なる要望がありますが、それらを集約し、掘り下げる時間がないために、その都度対応しているのが現状です。極端なことを言えば一つひとつの要望に都度システムを作るような事態になってしまっている。本当であれば、10人の声をキャッチアップしたら、共通項と差異とを見極め、共通項には一つのインフラを、必要ならば差異をフォローするためのシステムを構築しなければならないのです。アイデアを出し、今後の展望を考え、そのための感性を磨き、戦略を考えていくのが私たちのやるべきことです。でもそのための時間が足りないのです。
クララにサーバを移管し、メンテナンスなどの作業が私たちの手を離れたことで、恐らく月に20時間はそういった建設的なことに費やせる時間を捻出できるようになってきました。今後、さらにクララとパートナーシップを深めることで、その時間をもっと増やしていきたいと考えています。

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一般的なベンダーとは一味違う技術と提案が期待できる会社

これまでも、クララにはいろいろなことに対応してもらってきました。何でも「とりあえずクララに聞いてみよう」となる雰囲気や信頼関係は充分にできていますね。
自分たちで解決しようとすれば数日かかる見込みの案件も、同時にクララにも聞いておけば、解決のための選択肢は二倍に広がります。また、私たちの仮説が正しいかどうかの検証にもなります。他のデータセンターを使っていないので比較は難しいですが、一般的なベンダーだと、「対応範囲はここからここまで」といった線引きがあり、対応が冷たいと感じます。その点、クララは温かいですよね。いつも、聞いた以上のことを返してくれます。
情報システム室には社内異動で経験の浅いメンバーが来ることもあります。そんなときも、必要事項は丁寧に教えていただき、いろいろな提案をしていただけるので本当に助かっています。クララとは、これからももっと連携を深めていきたいと思っています。

※この記事は2015年10月現在の取材を元に作成しています。

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