ITインフラの会社が作成した移行会社選定に使えるRFPテンプレート付き資料のご紹介!【RFPの解説付き】


クララオンラインでは、みなさんにお役立ていただける資料を豊富にご用意しております。

今回ご紹介するのは、良いRFPは良い提案を呼ぶ 無料RFPテンプレート付き】資料です。

クララオンラインでは、クラウド移行をお手伝いするクラウドマイグレーションサービスを提供しております。移行を行う計画がある企業様はぜひご覧ください。

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RFPテンプレートのみもダウンロード可能です。

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RFPとは?

Request for Proposalの略称で提案依頼書のことです。
業界業種問わず業務やプロジェクトを外部に発注するために、発注候補先に依頼内容を記載し提出します。

RFPを提出した方が良い場合には、どんなケースがある?

発注先候補に対してRFPを必ずしも提出する必要がない場合もありますが、以下のようなケースではRFPを提出し、発注先候補をふるいにかけた方がよいです。

<RFPを提出した方が良いケース>

  • WEBサイトの新規構築・リニューアルなどを行う場合
  • 社内稟議を通す場合に、複数社検討したプロセスが必要な場合
  • 入札等を実施する側で多くの発注先候補から提案を受けたい場合
  • システムの移行や、クラウドなどへの移行で数週間~数ヵ月になるプロジェクトで外注先を選定する場合

などです。

RFPには悪い書き方と良い書き方があります(全てのRFPに共通)

RFPには悪い書き方と良い書き方があります。
まずは悪い書き方からみていきましょう。

<RFPの悪い書き方>

RFPの悪い書き方とは、RFPを手にした発注先候補が「提案作成をするまでに苦労する」書き方をされたRFPのことです。

例えば、

  • 提案に必要とされる必須項目の記載がない
  • 必須事項・補助的な項目の見分けがつかない
  • ミーティングの際に重要なことを伝え、文字に起こさないまま口頭でRFPの内容を伝えたこととしている
  • メモ書きのような内容しか記載がされていない
  • 言い回しが曖昧な書き方がされている

などです。

<RFPの良い書き方>

RFPの良い書き方とは、「依頼内容・範囲が明瞭」な書き方をされたRFPのことです。

例えば、

  • 選定基準を明確にする
  • (ITインフラなどのクラウド移行の発注先を探す際には)移行だけを外部に委託するのか、運用・保守も含めて外部に委託するのかを社内で決め、状況に応じて移行、運用・保守それぞれのRFPが用意され、依頼事項が明確に記載されていること

などです。

提案は何名かのプロフェッショナルが集まってチームで行われるものです。
自社に合った最適な提案を受けるためには、適切な項目・書き方がされているRFPが必要です。

ITインフラのRFPをクララオンラインが作成した背景

そもそも小さい企業の場合はITインフラ専任技術者が社内に在籍していない場合があり、その際は外部に委託を行っている、もしくはバックオフィスポジション担当者がIT担当を兼任している場合もあります。このような場合は、ITインフラについての知識が社内・担当者内で浅く、経営の観点からITインフラの移行を行おうとしても、適切な移行計画が行うことが難しい状況にあります。

バックオフィス兼任IT担当や、ITに対しての知識が浅い方がRFPを実際に記載しようとしても、

  • RFPには何の項目を記載すればよいのか分からない
  • 項目内にはどのようなことを記載すればよいのか分からない
  • 移行と運用・保守がセットである認識に本人が気が付かない場合、移行だけのRFPを作成してしまう可能性がある

といった状態になるケースが多々見受けられます。

このように

  • 本来行うべき業務が行えない
  • 移行計画なんて立てたことがないから分からない
  • クラウドへの移行を行うためのRFPなんて何を書けば良いの?

という心理的負担を少しでも減らすべく、ホスティングからはじまり創業25年を迎える弊社がRFPのテンプレートを作成しました。

クララオンラインが作成したRFPテンプレートのポイント!

クララオンラインが作成したRFPテンプレートは、ITインフラの移行や運用・保守を外部委託検討をする際に使用できるテンプレートです。
そのため、クラウドへの移行を計画する際に必要な項目が既に記載されています。
自社独自の項目は付け足せばOK、すでに記載がある項目は黄色塗部分を編集していけば完成します。

【良いRFPは良い提案を呼ぶ 無料RFPテンプレート付き】資料は無料でダウンロードできます!

オンプレミスからクラウドへの移行、クラウドから別のクラウドやプライベートクラウドへの移行を計画される際に確実に役立つ資料・テンプレートです

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