印鑑出社を脱却!電子捺印・契約サービス「Holmes(ホームズ)」を導入しました。 – その1


コロナショックによって、様々な会社・業態に半強制的なリモートワーク&テレワーク対応が迫られ、多くの企業が準備が整いきる前に半強制的な「在宅勤務」にシフトしました。例外なく、当社クララオンラインも今回の件でリモートワークに移行しました。もともと2025年の崖を超えるべくDXを推進していた企業も、ここまで急な動きは想定外だったのではないでしょうか。

そんな「半強制的なテレワーク整備」において、ローコスト、かつリソースを圧迫しすぎない方法でオンラインに順応していくためにはどうすればいいのでしょうか。

クララオンラインでは、withコロナ・Afterコロナの時代に働き方の変革について課題を抱えていらっしゃる企業様のお役に立てるよう、当社が今回のコロナ禍の中で取り組んでいること、在宅勤務に移行して気付いたこと、テレワーク用サービスを導入して気付いたことなどを、自社の導入実体験と合わせてご紹介していきます。

今回は、体制整備の1つとして電子捺印・契約管理のサービスを自社で導入したことについて、CFO の長谷川から語ってもらいました。


リモートワークにしたものの、どうしても発生する出社業務…その一つが捺印のための出社だった

もともと当社では、SSL/VPN経由でのネットワークアクセスや連絡ツールとしてのSlack活用、契約承認のデジタル化やフローの自動化などは済んでおり、リモートワークへの移行は割とスムーズに進んでいました。

しかし、契約や発注にあたっての最後の「捺印」や書類の製本・発注業務において紙媒体でのやり取りが必要だったため、リモートワーク移行後も管理者が都度出社する必要が発生していました。

電子捺印・契約管理システム導入前の課題と経緯。

テレワーク体制移行時の課題:受発注業務

テレワークになっても、会社としての事業を維持するために契約締結・受発注業務を簡単に止めることは出来ません。
全社対応として在宅シフトを進めている中であっても、契約業務のために社員がオフィスに出社しなければいけないという事態が発生していました。契約管理の業務に携わるCFOの長谷川も以下のように語っています。

「クララでも2月後半から3月中旬までの1回目の全社半強制テレワークの際、その課題に直面しました。その時は、基本的に私が毎日出社して、捺印・発送作業をすることになったのですが、通常であれば(申請者がやるので)やらなくていいPDFデータの印刷、製本、捺印、発送までを出社している自分だけでやるのはどう考えても非効率でした。
そのため、3月後半、再度在宅シフトになった時は、すぐに電子捺印のトライアルを導入しました。」

契約・受発注業務は捺印だけでなくそれに付随する作業が多く存在します。社員がリモートワークで書類対応できないからといってそれを管理者・責任者が代わりに対応するのは、僅かな期間であっても大変だったようです。

実はビフォー・コロナの時から、電子捺印・契約管理のシステムは導入しようとしていた

クララオンラインにおいては、今回のコロナ騒動により、“今”導入せざるを得なくりましたが、遅かれ早かれ数年以内には電子契約のシステムは導入する予定だったといいます。
そのため、在宅シフト開始の半年ほど前から契約書管理のシステム化を検討し始めており、契約書が少ない新設グループ会社で先に取り組みを始めていました。完全に契約電子化に踏み切る前に抱えた課題には、以下のようなものがありました。

それまでに抱えていた課題

・承認フローはデジタルにしていたが、最後の製本・捺印・発送だけが人の手を挟んでおり、非効率。
・社長や自分も不在にしがち。そんな時に業務が滞らないようにしたかった。
・契約内容確認時に、都度担当者が管理部門に問い合わせ、管理から情報開示する作業が発生。
・契約書の有効期限などの情報がすぐに把握できず、DXを見据えてシステム導入は必要だった。

※それまでのクララの契約書管理体制は、2016年までは契約書原本を物理的にファイリングしており、それ以降はスキャンデータもファイルサーバに保管して管理していた。
(2016年以前の過去締結分の契約書については、2019年にPDF化でデジタル化の準備を推進)

そんな、2025年の崖を見据えDXを進めていた当社ですが、今回のコロナ騒動により強制的に環境を今すぐ整えざるを得ない状況を迎え、このタイミングでの導入となりました。

今回導入したのは、Holmes Cloud

システム構築からするサービス、クラウドサインのサブスクなど、比較対象はいくつかありましたが、その中で1.相手方の導入有無に関わらず使える、2.契約管理システム、3.コストメリットの観点から、当社はHolmes Cloudを導入しました。

ホームズクラウドは、企業の契約業務全般を最適化する、国内初の契約マネジメントシステムです。契約前の段階から、作成、締結、契約中、契約終了後まで、関連契約・業務も含め、プロセスの全てを最適化することで、企業の成長をリードしています。

数ある電子捺印・契約管理システムからHolmes Cloudを選んだ理由。

前述の通り、当社では1.コスト、2.契約管理システム、3.相手方の導入有無に関わらず使えるといった理由からHolmes Cloudを導入しました。

まず初めに、電子契約には大きく分けて2つに区分されます。

1.電子(サイン)署名

一般的な営業活動(契約・注文・請求)など、広範囲な文書に使われます。

2.電子署名用証明書に基づく電子署名

電子(サイン)捺印に含まれますが、より高い法的証明力を求められる文書に利用されます。また、認証局発行の電子証明書(有料)の取得が必要です。

今回導入したHolmes Cloudは「2.電子(サイン)署名」に該当するサービスでした。

相手方の導入有無に関わらず使える

「1.電子署名用証明書に基づく電子署名」は、使用時に相手方も証明書を取得している必要があります。この取得には手間もコストもかかるため、取引先にそこまでお願いすることは難しいのが現状です。
その点Holmes Cloudであれば、先方がHolmesを導入していなくても、メール経由で電子締結が可能でした。クラウドサインやGMOのAgree、そして開発ベースの電子捺印システム等もこちらに該当します。

コスト

電子捺印・契約管理システム1つとっても、価格帯は企業規模や契約管理要件に合わせて様々でした。
月額1万円~のものもあれば、初期投資として構築1,000万円+ランニングで毎月数万円程度かかるような、大手企業等が導入しているであろう開発ベースの電子捺印システムもありました。

当社の事業規模であれば、初期投資1,000万円規模のシステムは不要であり、開発ベースのシステムは今回は完全に検討対象外でした。その中で、Holmes Cloudやクラウドサインの月額サブスク型サービスは導入ハードルがとても低く、コロナ禍の中でも全社導入に踏み切ることができました。

契約管理システムの充実

相手方の導入有無に関わらず使用可能であり、かつローコストであるというと点からみると、クラウドサインはサブスク型で当社規模で月額1~2万で使える一方、Holmes Cloudは10万円/月かかってしまいます。

しかし、Holmes Cloudは「企業の契約業務全般を最適化する、国内初の契約マネジメントシステムです。」と謳っているだけあり、契約管理に非常に優れていました。
前述の通り、元々捺印だけでなく契約管理のデジタル化を模索していたため、Cloudサービスの中で契約管理を一括して行えるHolmes Cloudはとても魅力的でした。そんな観点から、当社は最終的にHolmes Cloudの導入を決めました。

Holmes Cloud導入の流れ

実際にどれくらいの期間で導入できたのか?
在宅シフト後に問い合わせ、契約締結、導入までを行った長谷川に詳細を聞いてみました。

「先ほどもあったように、3月中旬からの2回目の在宅シフトが決まった時点で、すぐに無料トライアルを申請することに。オンラインでトライアルの申し込みをしたところ、(当社内の)トライアルメンバー選定も含め、実質2営業日でHolmes Cloudのアカウントを発行してくれました。
在宅シフトでも受発注を滞らせることは避けたかったため、早急な対応はありがたかったですね。
契約を検討していた11アカウントを用意してもらい、14日間のトライアル期間で実際の捺印・締結業務、契約管理のプラットフォーム等の操作を確認しました。」

<補足>

もともとは、Holmes Cloudの1アカウント約8,000円のプランを11アカウント分契約することを検討していた。
しかし、トライアル期間終了前に50アカウント100,000円のプラン50(コロナ禍の特別プラン)の提案を貰い、すぐに同プランでの導入を同日決定した。(詳細は後日掲載の記事「その2」をご覧ください。)

 

「プラン50の提案を貰った翌日には、Holmes上で発注書と利用規約にサインをしました。契約手続きは、Holmesによる電子締結とGoogleフォームへの請求情報の入力のみで完了し、とてもスムーズに実働環境に入れました。今後、Holmesのコンサルティングを活用して、グループ会社も含めた電子締結の規程類を準備する予定です。」

Holmes Cloudは、完全オンライン完結型のサブスクリプションサービスだからこそ、スムーズに導入することができました。
今回の電子捺印に限ったことではありませんが、テレワーク推進に置ける様々なサービスの導入を検討する上で、契約締結なのか申請書類なのか、一度でもオフラインを挟むとそれが障壁となり、検討候補から外れてしまうことを顧客側として実感する取り組みとなりました。

このような、スキーム上でのデジタル化対応遅延により機会損失とならないよう、新たなビジネススキームを構築していくことがコロナ禍、そして2025年の崖:DX推進では求められるのではないでしょうか。


次回記事では、Holmes Cloudを導入して始めてわかったメリットや課題、実際に取引先に電子捺印での対応をお願いした時の温度感などをご紹介します。


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